Janette Farjallah, auditrice interne à la Fédération APAJH
Souvent réduit au travail en équipe, le travail collaboratif implique de nouvelles règles d’organisation, de management pour faire émerger de nouvelles solutions et mieux s’adapter aux évolutions de la société. Janette Farjallah, auditrice interne à la Fédération, nous présente sa vision du travail collaboratif.
Quelles sont vos missions à l’APAJH ?
Ma mission d’auditrice est d’évaluer les processus des établissements et services APAJH pour contribuer à leur amélioration en donnant des recommandations. Concrètement, je me déplace sur le territoire, je réalise des interviews, consulte les différents logiciels utilisés et analyse des documents. Mes interlocuteurs sont nombreux : directeurs, fonctions supports, chefs de service, assistantes… Mon travail concerne tous ceux qui participent à un processus.
Avez-vous un exemple de projet pour lequel vous avez travaillé en mode collaboratif ?
Lors de la reprise des établissements de l’Indre, nous avons réalisé un audit avec une équipe de neuf professionnels, venus de différents territoires et occupant des fonctions diverses.
Nous avons utilisé un espace collaboratif APAJHwiki pour mettre en commun tous les documents nécessaires à l’audit et pour communiquer sur les aspects logistiques mais aussi de planification du travail. Nous avons également partagé le rapport d’audit sur cet espace.
J’utilise également des espaces collaboratifs pour le suivi des recommandations avec les directeurs concernés. Cela permet par exemple de travailler sur le même tableau, au même moment. L’outil collaboratif permet aux directeurs de voir en direct les modifications réalisées sur le document, on travaille avec plus de transparence.
« Le travail collaboratif permet d’être plus innovant, créatif, productif et motivé. »
Avec l’espace collaboratif, tous les documents sont centralisés. Nous n’avons pas besoin d’aller le rechercher dans un email ou sur un serveur. C’est un vrai gain de temps ! Et tout le monde a accès au même document sans avoir à l’enregistrer sur son ordinateur. C’est très pratique aussi lorsque l’on se déplace.
La communication est également facilitée avec les espaces collaboratifs. Il suffit de « poster » un message, c’est plus rapide que l’email. A condition que les membres de l’espace collaboratif aient pu configurer le système d’alerte, afin d’être informé dès qu’un membre publie un message.
Quels outils collaboratifs souhaiteriez-vous voir davantage utilisés ?
Skype est un bon outil qui permet de poser rapidement une question, plus rapidement que par email par exemple. Il permet aussi de faire des vidéoconférences et d’effacer ainsi les distances. Pour moi, c’est un outil qu’il faudrait davantage utiliser, même s’il ne doit pas remplacer les rencontres physiques avec les personnes. C’est un bon complément à la rencontre avec la personne.
« Le travail collaboratif a aussi un rôle de décloisonnement. C’est important car on manque parfois de passerelle entre les différents métiers, les différents domaines. »
Quels avantages voyez-vous à travailler avec une approche collaborative ?
Le travail collaboratif permet d’être plus innovant, créatif, productif et motivé. L’approche collaborative, notamment sur des missions pluridisciplinaires, favorise l’échange de connaissances et la capitalisation des expériences. En échangeant nos points de vue, on comprend aussi mieux ce que fait l’autre.
Le travail collaboratif a aussi un rôle de décloisonnement. C’est important car on manque parfois de passerelle entre les différents métiers, les différents domaines. Chacun a sa spécialité mais peut s’ouvrir aux autres domaines. Chacun apporte un regard neuf, une autre lecture même s’il n’est pas spécialiste du sujet. Travailler en mode collaboratif, dans une équipe où chacun est au même niveau, cela permet à tous de pouvoir contribuer, apprendre de l’autre. On additionne nos compétences et c’est très motivant !
