S’appuyant sur les expériences et retours sur les outils proposés par le passé, l’APAJH déploiera dès 2020 une nouvelle solution d’informatisation du Dossier unique de la personne accompagnée. Echange avec Jean-Christophe Janny, Directeur général adjoint et Directeur du projet.
Quels sont les enjeux du projet de logiciel « Dossier Unique de la Personne Accompagnée » ?
Il y a des enjeux externes liés à l’évolution des politiques publiques et aussi des enjeux internes. A un moment où nous nous organisons en plateformes avec des accompagnements de plus en plus inclusifs, nous avons besoin d’un outil pour coordonner nos interventions entre nous mais aussi avec les acteurs avec lesquelles nous travaillons. Nous sommes également dans une démarche de développement de nos systèmes d’information : le dossier unique est une brique supplémentaire pour avoir une connaissance approfondie de notre accompagnement et faciliter la gestion.
La réforme de la tarification Serafin-Ph nous oblige aussi à codifier nos actes et interventions en fonction de ses nomenclatures des besoins et des prestations.
Par le passé, d’autres solutions avaient été développées sans qu’elles répondent aux attentes des professionnels. Comment procédez-vous aujourd’hui pour ne pas reproduire ces erreurs ?
Nous avons eu à faire face à des échecs avec les précédentes solutions, notamment Profil& Parcours. Nous avons donc changé d’approche en impliquant davantage les professionnels et les structures, qui sont véritablement parties prenantes du projet. Nous avons également recruté un chef de projet- AMO (assistant maîtrise d’ouvrage), Hamza Bouhela, et constitué une équipe dédiée au projet.
Nous avons rédigé un cahier des charges avec des professionnels en partant d’une analyse des besoins dans les structures. Ce cahier des charges présentait nos exigences techniques et fonctionnelles, avec notamment l’obligation de pouvoir faire le lien avec les outils ViaTrajectoire, Expressions, le Dossier médical partagé, les Répertoires Opérationnels des Ressources…. Trois éditeurs de logiciels ont présenté leur projet à la Commission des marchés APAJH qui a retenu en mars 2019 la solution Médiateam. Nous voulions aussi que le déploiement comprenne une phase de test importante, impliquant 11 structures et couvrant tous les champs de l’accompagnement.
Les 11 structures impliquées dans la phase Test
Pourquoi avoir retenu la solution Médiateam ?
Nous voulions un outil qui facilite la gestion, qui permette de produire des statistiques et des indicateurs fiables. La solution proposée par Médiateam est évolutive, adaptée aux différents types d’accompagnement et intègre les pratiques professionnelles actuelles mises en place dans les structures. Elle permettra également de faire le lien avec Expressions. Nous avons aussi demandé à l’éditeur de proposer un mode « Duplicata », qui permette, dans le cadre du plan de continuité, de continuer à travailler même en cas de coupure informatique.
Où en est-on aujourd’hui ?
La première réunion de lancement de la phase de test a eu lieu vendredi 6 septembre à Lyon, avec 18 professionnels APAJH venus notamment de l’Ain, de l’Ardèche et du Vaucluse. Les participants ont pu utiliser le logiciel avec des exercices pratiques. Ils ont fait part de leur satisfaction par rapport à cette journée, avec une seule demande : pouvoir utiliser davantage l’outil !
D’autres réunions suivront le 17 septembre à Paris et le 2 octobre à Lautrec. Ensuite, des ateliers de paramétrage seront proposées aux utilisateurs. La phase de test démarrera dans les 11 structures le 1er décembre avec un déploiement opérationnel de Médiateam. En mai prochain, un bilan et une évaluation de la phase test nous permettront de vérifier l’adéquation de l’outil à l’activité des structures et aux besoins des professionnels. En lien avec le Service Formation de la Fédération, nous voulons faire appel à des formateurs internes, ayant déjà appris le fonctionnement de l’outil, pour former l’ensemble des utilisateurs. En 2021, nous visons un déploiement généralisé de Mediateam dans toutes nos structures.
Focus sur les fonctionnalités de Médiateam :
- Suivi journalier/planning de la personne accompagnée
- Accès facilité aux informations relatives à la personne accompagnée
- Coordination des interventions et communication entre les professionnels
- Evaluation des besoins de la personne accompagnée via l’outil « Expressions »
- Elaboration des projets d’accompagnement personnalisé à partir de vos trames actuelles
- Production des documents nécessaires à l’accompagnement de la personne
- Gestion électronique des documents
- Outil de production de données statistiques (activité et démographie)
